Заявителем может выступить любое заинтересованное лицо: производитель, импортёр, продавец, а также представитель по доверенности. Главное — чтобы заявитель имел отношение к товару и мог подтвердить это документами (контракт, инвойс, спецификация). Оформление доступно как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей и самозанятых.

Сертификат подтверждает, что товар соответствует обязательным требованиям безопасности, установленным техническими регламентами. Отказное письмо, напротив, удостоверяет, что таких обязательных требований к товару нет и сертификация или декларирование для него не предусмотрены. Заменить сертификат отказным письмом невозможно, если продукция подлежит обязательной оценке соответствия.

Единого государственного реестра отказных писем не существует, поэтому проверка проводится косвенно. Прежде всего убедитесь через сайт Росаккредитации, что орган, выдавший документ, имеет действующий аттестат и его область аккредитации распространяется на ваши коды ТН ВЭД. Дополнительно проверьте наличие бланка, исходящего номера, подписи и печати — хотя это не формальное требование, отсутствие этих атрибутов должно настораживать. Слишком низкая цена оформления также может сигнализировать о недобросовестности.